ASSISTANT(E) DE GESTION ADMINISTRATIVE

Agence d'urbanisme transitoire fondée en 2004 (http://wt2i.com) cherche ASSISTANT(E) DE GESTION ADMINISTRATIVE Mission principale Votre mission de manière globale est le soutien organisationnel et administratif Activités et tâches Gestion administrative • Mise en place d’une organisation administrative • Démarches administratives auprès des organismes d’État (URSSAF, RSI, Impôts…) • Rédaction de courriers et de comptes-rendus • Communication interne : circulation de l’information, comptes-rendus des réunions, veille • Numérisation, classement et archivage de documents • Gestion de l'agenda et des déplacements de l’équipe (feuilles de routes, réservations transports / hôtel …) • Classement et archivages des dossiers • Organisation des ressources matérielles bureautiques Gestion budgétaire • Réalisation de tableaux de bord • Suivi des recettes, dépenses et recouvrement • Règlement des prestataires • Optimisation des frais de fonctionnement • Pointage des relevés bancaires • Rapprochement des factures et des bons de livraison • Transmission au cabinet d'expertise comptable • Envoi des relevés bancaires au cabinet comptable pour le paiement TVA • suivi de la réalisation des contrats (contrats, acomptes, paiement, reddition de comptes) Gestion contrats • Conception et gestion de tableaux de bord • Établissement de devis • Établissement de factures • Gestion des stocks • Recherche de fournisseurs • Recherche de sous-traitants • Conception et mise à jour de fichiers clients • Mise à jour des bases de données et suivi administratif des projets (bons de commande) Gestion du personnel • Gestion des notes de frais/débours mensuel • Gestion des fiches de paie éditées par le cabinet comptable des salariés • Transmission/gestion des déclarations arrêt maladie, jours de congé, contrat d’embauche… Compétences • Savoir/connaissances o Pack office : Saisie et mise en page de documents (Word, PowerPoint) o Logiciel de suivi de facturation en ligne mon-expert-en-gestion.fr o Connaissances en comptabilité/gestion RH o Option : connaissances du fonctionnement associatif et ses financements o Option : connaissances du fonctionnement d’une agence d’architecture et des procédures de réponse aux appels d’offres o Option : connaissance du fonctionnement et des problématiques de gestion administrative et juridiques de tiers-lieux o Appétence et/ou connaissances sur les enjeux des villes en transitions et qui traverses nos sociétés • Savoir faire / expérience o Travailler en équipe et avec des partenaires o Planifier, organiser, prévoir o Expérience en gestion administrative • Savoir être / qualités o Polyvalence et Adaptation o Rigueur et organisation o Réactivité et anticipation o Autonomie et prise d’initiatives Expériences professionnelles • Pré-requis : Bac +2 • Expérience 3 ans minimum dans le monde de la comptabilité/gestion • Expérience dans le secteur culturel serait un plus Modalités du poste • Lieu du poste : Région parisienne, Ivry-sur-Seine • Télétravail possible, fréquence à définir ensemble • Prise de poste : date • Type de contrat : • Temps plein / partiel • Rémunération salaire brut mensuel Comment candidater ? Envoyer CV + Lettre de motivation à admin@wt2i.com En précisant dans l’objet « Candidature Assistant.e administratif » Temps plein selon fiche de poste et investissement de la personne