SECRÉTAIRE TECHNIQUE

Entreprise Agence en développement, spécialisée dans la réhabilitation du patrimoine ancien, MOEXE et Environnement L'agence exerce son activité sous l'égide de 3 branches : Patrimoine : qui conçoit et réalise les projets (uniquement de Patrimoines bâtis) : Bureaux, Petits collectifs, Logements Individuels, MOEXE : qui gère les chantier de l'agence et qui accompagne d'autres agences d'architecture dans la gestion de leurs chantiers, Environnement : qui accompagne les projets de l'agence et d'autres agences d'architecture dans leur conception durable de projet. Poste Dans le cadre du développement de l’agence, Archibat RH recherche : Un.e Secrétaire Technique Les missions s'articuleront sur 3 axes: Accueil et administratif Accueil physique et téléphonique Secrétariat courant : gestion des courriers entrant et sortant, notes et compte-rendu, classement et archivage des documents dématérialisés ou non ; Gestion administrative des dossiers salariés (mutuelle, médecine du travail, ...) Gestion des fournitures du Cabinet Archivage et gestion de l’archivage Utilisation de fonctions simples sur le logiciel d’administration (pour information, le choix du logiciel de gestion de l'agence est en cours) Établissement des règlements par chèque des fournisseurs, signés par la direction ; Assistance de la Direction et relais comptable Suivi de l’évolution des méthodes, matériels, et pratiques, pour proposition de matériel et d’organisation Établissement de la facturation des honoraires sur le (futur) logiciel de gestion et suivi de paiement, avec différenciation par secteur d’activité Préparation des factures et documents pour rendez-vous comptable mensuel ; échanges avec le cabinet comptable extérieur Déclaration MAF, suivi et mise à jour des éléments administratifs (Impôts, URSSAF, assurance, Ordre des architectes …) Récolement mensuel des factures pour paiement, copie et classement à la suite Établissement sur Excel des notes de frais de des collaborateurs Mise à jour du plan de formation et gestion administrative du suivi post-formation Assistance de l’activité de l’Architecte (65 %) En Conception : Montage administratif et suivi des dépôts des dossiers de permis de construire En Appel d'Offres projet Dépouillement des appels d’offre des entreprises Analyse sur divers tableaux Excel croisés avec calculs automatiques Établissement de tableaux de synthèse avec simulations de budget de travaux En chantier : Suivi administratif et financier des chantiers avec le Chargé de projet (établir les certificats de paiements, suivi financier mensuel, avenant, suivi courriers recommandé, OS travaux, assurances…) Suivi des OPR, des levées de réserves et des GPA Saisie de documents sous dictée et avec fichiers audio transmis. Lettres, rapports, compte rendu de visites, de chantier, … Prises de notes et établissement de courriers simples à partir d’instructions générales et synthétiques Etablissement des contrats de maitrise d’ouvrage Les +, le suivi communication de l'agence : refonte des fichiers de références, mise à jour du Book, mise à jour site internet (Indesign, suite adobe, actualité de l'agence sur les réseaux sociaux) Profil Organisé.e, méthodique (mise en place de process pour la fluidité de l'agence), esprit de synthèse, une bonne qualité d’écoute, autonome, dynamique et réactif.ve. Poste à pourvoir en CDI au mois de janvier. Salaire selon expérience.