Le numérique au service des architectes confinés

27 Mar 2020Vos conseillers en action

Les outils numériques peuvent apporter une grande aide aux architectes dans la période actuelle, pour maintenir une activité mais aussi des contacts personnels, avec les clients, partenaires, collaborateurs … Certaines agences poursuivent facilement une activité grâce aux outils déjà en place, d’autres découvrent actuellement quelques solutions utiles.

Nous vous proposons une sélection de quelques outils et services répondant aux besoins des architectes, dont la plupart sont simples à mettre en œuvre et souvent gratuits - au moins dans une version de base, généralement suffisante. Ces outils sont disponibles sur tous les environnements : ordinateurs Mac et Windows, tablettes et smartphones Apple iOS et Android.

  • Partage de fichiers

Comme sur un serveur au sein du réseau local de l’agence, les dossiers et documents sont stockés sur un serveur en ligne et accessibles à tous les collaborateurs disposant de droits d’accès : on peut ainsi dissocier les documents à partager au sein de l’agence de ceux destinés aux partenaires et clients. La fonction Drive permet d’avoir une copie de dossiers sur sa proche machine, automatiquement synchronisée avec le serveur en ligne, et avec les autre Drive connectés.

Attention toutefois à ne synchroniser que les dossiers utiles, au risque sinon d’encombrer des disques durs trop petits ou de multiplier et ralentir les connexions (la plupart des outils proposent des options pour indiquer les éléments à synchroniser). Veillez aussi à conserver une version des documents sur votre propre machine (une suppression de fichiers chez l’un des participants se répercute généralement chez les autres, mais alors les services en ligne permettent généralement de récupérer les fichiers effacés).

Lorsque j’écris un texte ou réalise une maquette 3D que j’enregistre dans le dossier Drive de mon ordinateur, il est automatiquement dupliqué en ligne, donc sauvegardé et rendu disponible aux autres membres de mon équipe, par le web ou directement dans leur propre Drive (mais attention, ça ne veut pas dire que l’on travaille simultanément dessus).

Par exemple : Dropbox, Google Drive

  • Tele et visio-conférence

Lors de réunions avec échanges visuels grâce aux caméras de nos appareils, le partage d’écran s’avère très utile pour présenter des documents ouverts sur notre propre machine (un texte, un tableau, un dessin…) et les commenter avec les autres participants, comme on le ferait si l’on était réunis devant le même écran à l’agence ou autour de feuilles sur une table.

Par exemple : les outils Skype (simple mais efficace !), Microsoft Teams, ZoomGoogleHangOut, Starleaf et de nombreux autres. Selon les cas, il faut télécharger le logiciel ou simplement se connecter sur le site web avec son navigateur.

OVH constitue également une solution purement audio de conférence téléphonique jusqu'à 50 personnes, accessible avec un simple téléphone mobile ou fixe  (le plus simple à mettre en œuvre et le moins exigeant en termes de ressources et expérience).

Sur smartphones, WhatsApp permet des échanges de messages et vidéos rapides au sein d’un groupe de travail, comme des SMS à plus grande échelle, tout au long de l’activité.

Conseils quant à l’utilisation de ces outils : 

  • privilégier une connexion à Internet câblée plutôt que le Wifi
  • il faut créer un compte au préalable, faire des tests de connexion et parfois prévoir une solution de repli (autre service, conférence téléphonique)
  • utiliser de préférence un casque, ou même les oreillettes-micro d’un téléphone branchés sur l’ordinateur
  • déconnecter la caméra si les échanges deviennent saccadés car la vidéo consomme beaucoup de ressources
  • éviter les réunions trop longues et avec trop d’intervenants, l’attention (et parfois la technique) diminuent au bout d’un moment

À​ savoir également : ces outils ne sont pas interopérables entre eux, tous les participants doivent utiliser le même logiciel (mais chacun peut rester dans son environnement Mac/PC/tablette/SmartPhone iOS ou Android).

  • Travail collaboratif

Certains outils permettent de travailler simultanément sur le même document, que l’on crée, modifie, commente, à plusieurs. C’était déjà utile côte à côte à l’agence, cela l’est encore plus à distance ! 

Exemples en bureautique : Microsoft Office 365 (avec abonnement), Google Docs (gratuit)

Rappelons aussi que les environnements iCloud (Apple), Outlook (Microsoft), Google, permettent de partager Agendas, Tâches, Contacts, documents, sur nos appareils comme en ligne.

La plateforme KROQI regroupe un ensemble de fonctionnalités utiles à tous les intervenants des projets, et notamment des architectes qui représentent 25% de ses utilisateurs. Kroqi est une solution gratuite, initiée dans le cadre du PTNB (Plan de Transition Numérique pour le Bâtiment), et poursuivie dans le cadre de l’actuel Plan BIM 2022. L'outil permet : 
- la création d’Espaces de Travail (celui d’une agence par exemple) au sein duquel seront regroupés différents projets
- l'hébergement de fichiers en ligne, avec synchronisation possible via un dossier Drive local, et fonctions de commentaires, prévisualisation, veersionnaing, demande de validation …
- l'historique des activités (accès, dépôts, téléchargements …), notification par mail (paramétrable)
- liste de tâches, agenda
- visio-conférence (nécessite Chrome), chat
- visualisation de maquettes numérique IFC, via le viewer eveBIM sur le poste de travail
- services professionnels variés

  • Pour ce qui est du BIM

BIM création de maquettes en environnement propriétaire : BIMcloud pour ArchiCAD, BIM360 Autodesk et Revit Server

BIM visualisation et commentaires de maquettes Open BIM IFC : BIMplus, BIMserver.center,

Ainsi que les nombreuses plateformes de collaboration BIM qui peuvent aussi centraliser et partager des documents de toute nature et proposent des fonctions avancées de collaboration : agendas, notifications de dépôts de documents, circuits de validation, etc…

Par exemple : BIMsync, e-architecte, axeoBIM, BIMEO et de nombreux autres (services professionnels payants -dont certains peuvent nécessiter une certaine expérience pour mise en œuvre et administration).

Les notifications proposées par la plupart des outils de collaboration permettent d’être informé des ajouts et modifications de documents selon des modalités paramétrables, depuis des alertes immédiates et spécifiques jusqu’à un résumé de synthèse une fois par jour pour tous les projets.
 

En complément de cette sélection, retrouvez l'infographie de l'ADEME : Comment télétravailler léger ?
 

Olivier Celnik, Conseiller ordinal

Ces informations données à titre indicatif et à valeur d’exemples, sans engagement ni responsabilité, ni liens avec les produits et services mentionnés et leurs éditeurs.

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